La direction administrative désirait, depuis plusieurs années déjà, avoir la possibilité de mieux gérer l'espace au sein de l'Université. Le travail s'effectuait sur la base de plans papier et de calques pour simuler les déménagements et l'attribution de locaux à des facultés.
Un poste a été créé en 2005 en vue de mettre en place une application adéquate. Cependant l'idée initiale au sein du service informatique n'envisageait point d'utiliser les SIG. Aussi, lors de mon arrivée à ce poste, ma première expérience dans le monde SIG et celle de l'assistant du directeur administratif nous ont permis de motiver l'utilisation de cet environnement.
C'est totalement novateur au sein de l'administration de l'Université. Aussi est-ce une découverte continuelle que d'exploiter les nouvelles possibilités offertes par le monde SIG.

·         Etablissement d'un cahier des charges (courant 2005)
·         Elaboration d'un prototype (septembre-décembre 2006)
·         Cahier des charges DAO (courant 2007)
·         Digitalisation des plans DAO au format SIG. (aout 2007 – mars 2008)
·         Attribution des locaux à des instituts de facultés (janvier 2008 – en cours)
·         Localisation de personnes dans des locaux (en cours)
·         Développement de l'application intranet pour la communauté universitaire
(septembre 2007 – mars 2008)

Elaboration d'un cahier de charges retraçant dans les grandes lignes les fonctionnalités pour donner le point de départ du projet SIBUL, Système d'Information des Bâtiments de l'Université de Lausanne.

Dans l'optique de montrer à la direction la voie que nous voulions prendre, nous avons fais mettre en place, par Arx IT Consulting, un prototype avec la version 9.2 à peine sortie d'ArcGIS Server.
Acceptation faite, le projet a pu démarrer.

Il a fallu, dans un premier temps, récupérer tous les plans DAO des bâtiments appartenant à l'Université. Ce n'était pas évident puisque, du fait de l'historique de l'Université, notre service bâtiments ne détient pas tous ces plans à jour et bien numérisés, les travaux de mise à jour étant sous-traités à des entreprises externes.
Ensuite il a fallu réfléchir et décider de la façon de transformer ces plans au format SIG.
Aidé de la norme DAO mise en place par le canton de Vaud et de Genève, nous avons élaborés plus concrètement une charte pour décider comment un plan DAO simplifié doit être dessiné pour digitaliser au format SIG.
Sur la base de celui-ci, certains bâtiments ont été préparés pour être ensuite transformé au format SIG via quelques moulinettes ArcToolBox.
Pour les autres bâtiments 3 étudiants à temps partiel ont travaillé à digitaliser dans ArcMap ces plans au format SIG en utilisant les plans DAO en fond.
La totalité des plans a été ainsi travaillée en l'espace de 8 mois. A présent la mise à jour de ceux-ci est en cour, une personne a été engagée au service des bâtiments pour apporter, entre autre, un suivi à ces plans afin de fournir des plans à jour régulièrement.

Une fois la base de données constituée, il a fallu donner l'information d'attribution des locaux aux diverses facultés. Cette attribution est toujours en cours, car le travail est conséquent. Il n'existe pas de liste complète  qui contienne cette information. Nous avons un Monsieur bâtiments qui nous apporte la plus grande partie de ces informations qu'il connait très bien. Le reste est à faire avec l'aide des responsables de chaque bâtiment et de faculté.

Un besoin également qui se fait ressentir est de retrouver une personne au sein de l'Université. Encore une fois du fait de l'historique, on se retrouve avec plusieurs listes des personnes travaillant à l'Unil, notamment une au service des téléphones et une au service informatique. Un projet est en cour pour réconcilier ces différentes listes. Le projet ici présenté utilisera cette liste officielle pour attribuer chaque personne à un local, et du coup il serait le fournisseur de la localisation d'une personne.

Pour une utilisation généralisée de ces données, nous avons fait développer, par la société Arx IT Consulting, une application "Intranet" qui permet à toute la communauté universitaire de bénéficier de ces informations de façon actuelle et le plus à jour possible.
Celle-ci utilise un web service qui tourne sur ArcGIS Server et qui pointe sur les données actuelles.
Des fonctionnalités spécifiques comme l'impression ou la génération de certaines statistiques d'occupation
sont disponibles.

Architecture de l'environnement de travail.

Schéma de la base de données

L'utilisation d'une telle application se fait déjà ressentir parmi la communauté universitaire. Voici quelques services qui sont susceptible de vouloir mettre en place des outils pour leurs besoins :
 
Les facultés et leurs services qui vont pouvoir gérer
-          les personnes qui travaillent dans leurs services
-          la surface attribuée à leurs services
 
Le service Campus card, le système de cartes à puces qui sert de  
-          carte de légitimation
-          carte de lecteur aux bibliothèques
-          porte-monnaie électronique
-          carte d'accès
 
Le service PrintUnil (une utilisation primaire est déjà encours) qui met à disposition
-          l'utilisation d'imprimantes aux étudiants
 
Le service Situnil qui met à disposition
-          des bornes d'accès à Internet
 
Administration des bâtiments qui gère
-          la coordination générale
-          le central téléphonique
-          les groupes Logistique, Aménagements extérieurs, Exploitation technique
 
Le groupe Logistique  qui s'occupe de :
-          la conciergerie
-          du mobilier
-          des transports
 
Le groupe Aménagement extérieurs qui s'occupe de
-          la gestion des parcs et jardins extérieurs
-          la gestion des plantes d'intérieur
 
Exploitation technique qui gère
-          les installations électriques et téléphoniques
-          la technique des bâtiments
-          la transformation des bâtiments
-          les clés
 
Le groupe réseau qui fournit
-          le réseau informatique